中视前卫影视传媒有限公司招标管理实施细则(试行V1.0)
作者: 经营管理部 来自: 中视前卫公司 发布时间:2018-08-20 阅读数: 评论:0
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  第一条
  
为规范中视前卫影视传媒有限公司(以下简称“中视前卫公司”或“公司”)招投标管理工作,确保采购工作合法合规,保证采购质量,控制采购成本,提高工作效率,加强风险防范,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及《中国国际电视总公司采购管理办法(暂行)》、《中视科华有限公司采购管理办法》、《中视前卫影视传媒有限公司采购管理办法》等相关法规,特制定《中视前卫影视传媒有限公司招标管理实施细则》(以下简称“本细则”)。 
  第二条 招标要求
  中视前卫公司购买生产经营所需的原材料商品、工程物资、固定资产以及接受劳务并支付款项等相关行为一次性支付金额或项目累计采购量达到200万元及以上的固定资产采购项目的公开招标工作
  第三条 供应商的选定
  (一) 邀请供应商
  招标部门应根据市场情况和采购计划确定采购方式,选择适合的供应商。
  (二) 供应商的资格审查及产品考察
  应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括:营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。
  第四条 招标采购流程
  (一) 编制资格预审文件和招标文件
  采购申请人整理采购需求,协助采招标代理机构起草资格预审文件及招标文件。
招标文件需根据招标项目的特点及相关要求编制,招标文件编制过程中,采购工作小组应组织相关部门对招标文件的商务和技术条款进行审查修改,形成符合要求的招标文件。
  (二) 发布公开招标公告或邀请
  1.针对公开招标:委托招标代理机构将招标文件发布对外正式招标通告,并向有意向的供应商发出投标邀请书。
  2.针对邀请招标:招标需求单位或委托招标代理机构向3个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人的供应商发出投标邀请书。也可从公司供应商A级名录中选择,发起邀标。
  (三) 招标文件答疑
  根据招标项目的具体情况,组织潜在投标人现场考察或举行开标前的答疑会。需要对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的,应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少10个工作日前,以书面形式通知所有招标文件收受人。 
  (四)接收投标文件
  按招标文件的规定时限和要求,接受投标文件(投标方可不限于已发放邀请通知的供应商)。 
  (五) 主持开标会
  组织开标活动。各投标文件的密封情况经投标人代表确认无误后,当众拆封,宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应当记录,并存档备查。 
  (六)组织评标
  组织有关专家或专业人员组成评标委员会。评标委员会由3人以上单数组成。评标会议首先经过集体讨论后,进行投票,参会的委员每人投一票,得票最多的投标方为暂定中标人,评标结果报采购领导小组审定及批准。 
  (七) 定标及发出中标通知书
  中标人确定后,向中标人发出中标通知书,并同时将中标结果书面通知所有未中标的投标人。
  中标通知书对招标人和中标人具有法律效力,中标通知书发出后,招标人改变中标结果,或中标人放弃中标项目的,应当按照招标文件规定承担法律责任。
  (八) 合同谈判及签订
  由采购需求单位拟订采购合同,与中标供应商签订正式采购合同。  
  (九) 采购实施与监督
  审核后,采购需求单位依据采购合同进行采购实施,采购领导小组有权对采购过程进行监督抽查。
  第五条
  
采用竞争性谈判方式采购的,应当遵循下列程序:
  (一) 公司需求相关部门负责组织成立谈判小组。
谈判小组由采购工作小组代表和有关专家共3人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。当专业评判达不到专业要求时,公司可外聘相关专家团队组成评审团。
  (二) 制定谈判文件
谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
  (三) 确定邀请参加谈判的供应商名单
谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。
  (四) 谈判
谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
  (五) 确定成交供应商。
谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相同且报价最低的原则对候选供应商进行排名。采购工作小组根据谈判结果对供应商评审,出具谈判总结报告,上报采购领导小组审批,确定成交供应商。采购工作小组根据审批结果通知所有参加谈判的供应商。
  第六条 采购合同签订
  (一) 合同谈判及意向书
合同谈判对象应是招标结果或考察意见明确的供应商。采购单位对订立的采购合同条款进一步明确,严格履行公司规定的程序。
  订立合同要求内容、条款完整,具备合同标的、金额、付款方式、履行期限、地点、争议解决方式和违约责任等内容。
  对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判。
  (二) 合同审批与签订
  所属各公司应严格按照《中视前卫影视传媒有限公司合同管理制度》要求签订合同,签订合同必须履行会签制度。合同审批结束后按照规定权限签订采购合同。
  第七条 验收环节
  (一)每项采购活动,货到入库前应当根据《中视前卫影视传媒有限公司货物验收与退换货管理办法》和经批准的订单、购置合同等采购文件,由采购归口管理部门和采购需求部门对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行逐项验收,无购置合同的应按照产品说明书逐项验收。
对关键性的生产设备应对该设备的先进性、质量、效能、性能、规格、型号、品牌、价格、附属设备装置、零配件、配套性、成套性、完好性进行检验,并与订购合同核对,通过试用合格,方能收货,出具验收证明。不符合上述验收程序或验收不合格时应拒绝收货,并通知采购部门退货。
  (二)对于需要安装、施工的设备,在竣工运转正常后,采购归口管理部门、采购需求部门及其主管领导应组织总体验收。
  (三)对于验收过程中发现的异常情况,负责验收的部门或人员应当立即向采购领导小组报告,指定相关部门查明原因并及时处理。
  (四)采购工作小组应做好采购业务各环节的记录,实行全过程的采购登记管理或信息化管理,确保采购过程的可追溯性。
  第八条 付款环节
  (一) 采购活动付款要与合同履约进度情况相协调,以“保证供应,保证质量,最大限度降低资金风险”为原则。
  (二)加强采购付款的管理,行政部要严格审核采购预算,经营管理部、财务部配合行政部要对合同、相关单据凭证、审核程序等相关内容。办理付款过程中,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、有效性、合法性及合规性进行严格审核。审核无误后,按照合同规定及时办理付款。
计划财务部加强对采购付款的过程控制和跟踪管理,发现异常情况的,应当拒绝付款,避免出现资金损失和信用受损。
  (三)签订合同时应当合理选择付款方式,并严格遵循合同规定,防范付款方式不当带来的法律风险,保证资金安全。
  (四)、计划财务部加强预付账款和定金的管理,涉及大额或长期的预付款项,应当定期进行追踪核查,综合分析预付账款的期限、占有款项的合理性、不可回收的风险等情况,发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施,尽快收回款项。
  第九条 采购档案
  采购招标所需部门负责建立招标采购档案,妥善保管每项招标活动的原始文件资料,不得伪造、变更、隐匿、销毁任何资料。针对招标及竞争性谈判的采购项目,在采购工作结束后7个工作日内,采购执行方需将采购文档报送至中视前卫公司行政部存档。常规招标采购资料保存期10年,重要招标采购资料长期保存,并随时备查。采购档案内容包括:
  (十二) 申请采购批复文件复印件;
  (十三) 招标代理合同(仅限代理招标项目);
  (十四) 招标代理资质证书原件及复印件(仅限代理招标项目);
  (十五) 招标公告或者投标邀请书;
  (十六) 资格预审文件(如有);
  (十七) 招标文件;
  (十八) 投标文件(副本);
  (十九) 评标报告;
  (二十) 所招标的设备材料清单;
  (二十一) 报价单;
  (二十二) 合同主要条款。
  注:以上材料提交1份,复印件材料加盖采购执行单位公章。
  采购招标所需部门应专人负责及时对采购过程文件进行归档备案,采购过程文件包括但不限于:请示报告、招投标文件、报价单、合同审批表、合同书、验收单、会议纪要等采购活动文件。并根据档案管理要求,由中视前卫公司行政部进行档案编号的编制,以备查阅。
  第十条 根据中视前卫公司内部年度审计计划
  由中视前卫公司经营管理部负责组织相关部门成立内部审计专项小组,对相关采购招标项目进行内部审计。具体审计要求,参照《中视前卫公司内部审计规范》进行。
  第十一条
  
采购部门或委托代理机构在采购过程中出现下列情形之一的,一经发现,由总经理办公会根据情节轻重予以处罚
  (一) 将招标项目化整为零或以其他方式规避招标采购的。
  (二) 招标采购过程中与供应商违规串通或接受贿赂以及获取其他不正当利益的。
  (三) 开标、评标、定标过程中存在偏袒投标单位或泄露投标单位信息,影响公平竞争的。
  (四) 开标确认后无正当理由不与中标人签订采购合同
的。
  (五) 采购项目性价比明显低于市场水平的。
  (六) 拒绝审计人员和各级检查组的检查或者未如实反映情况,不提供有关材料的。
  (七) 招标采购档案保管不当或发现伪造、变更、隐匿、
销毁等情况的。
  (八) 其他违纪违规的行为。
  第十二条
  
本细则由经营管理部负责解释。
  第十三条 
  本细则自公布之日起实施。
 
中视前卫公司 经营部

 
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